Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Balikpapan Genjot Pemusnahan Arsip, Gandeng Pihak Ketiga untuk Efisiensi

BALIKPAPAN,Inibalikpapan.com – Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Balikpapan terus memperkuat manajemen arsip di lingkungan Pemerintah Kota. Hingga tahun 2025, tercatat 21 dari 36 Organisasi Perangkat Daerah (OPD) berhasil melakukan pemusnahan arsip, sebuah capaian yang dinilai cukup signifikan.

Kepala Dinas Perpustakaan dan arsip Kota Balikpapan, Elvin Junaidi, mengapresiasi OPD yang telah berpartisipasi aktif.

“Alhamdulillah, dari 2023 hingga 2025 ini sudah ada 21 OPD yang melakukan pemusnahan arsip. Ini sangat luar biasa dari 36 OPD yang ada,” ujarnya, Selasa (16/9/2025).

Elvin menilai pengelolaan arsip tidak bisa hanya dibebankan pada Sub Bagian Umum atau staf umum OPD, mengingat beban kerja yang sudah cukup besar. Karena itu, ia mendorong keterlibatan pihak ketiga agar proses pengelolaan arsip, khususnya arsip lama, bisa berjalan lebih efisien.

“Bagian umum itu kita tahu pekerjaannya banyak sekali. Jika dibebankan dengan arsip yang jumlahnya sedikit saja sudah terasa berat, apalagi OPD yang besar,” jelasnya.

Ia menegaskan, arsip sering dianggap tidak prioritas, namun akan menjadi sangat penting ketika muncul persoalan hukum maupun administrasi.

“Kadang arsip dianggap hal sepele. Tapi ketika ada masalah, arsiplah yang pertama dicari. Banyak contoh, arsip bisa menyelamatkan orang hanya dengan selembar kertas,” tegasnya.

Untuk itu, Elvin mendorong OPD mengalokasikan dana sekitar Rp50–100 juta guna bekerja sama dengan pihak ketiga yang memiliki keahlian di bidang kearsipan.

“Dana itu tidak terlalu besar, tapi bisa membangun sistem juga. Karena salah satu syarat pemusnahan arsip ada daftar arsip yang harus dipenuhi,” terangnya.

Ia menyebut, sebagian besar dari 21 OPD yang berhasil melakukan pemusnahan arsip memang melibatkan pihak ketiga.

Selain itu, dengan hadirnya aplikasi Srikandi, Elvin optimis penyusutan arsip akan lebih tertata ke depan.

“Penyusutan arsip itu dilakukan oleh pencipta arsip itu sendiri. Dengan Srikandi, harapan kami tidak ada masalah lagi nantinya,” pungkasnya.

Pemusnahan arsip disebut sebagai langkah penting dalam mewujudkan tata kelola pemerintahan yang bersih, efisien, dan akuntabel, sekaligus mengingatkan bahwa setiap hari instansi maupun individu selalu menciptakan arsip baru yang harus dikelola dengan baik.***