Pemkot Balikpapan Perkuat Pengawasan Arsip 2026, Targetkan Pelayanan Publik Lebih Tertib dan Transparan

BALIKPAPAN,Inibalikpapan.com – Pemerintah Kota Balikpapan memperkuat pengawasan kearsipan pada tahun 2026 sebagai bagian dari upaya membenahi tata kelola pemerintahan dan meningkatkan kualitas pelayanan publik. Penguatan ini ditegaskan dalam Rapat Koordinasi Program Kerja Pengawasan Kearsipan Tahunan (PKPKT) yang digelar di Hotel Gran Senyiur, Selasa (3/2/2026).

Asisten I Tata Pemerintahan Kota Balikpapan, Zulkifli, mengatakan arsip memiliki peran penting dalam memastikan pelayanan pemerintahan berjalan tertib, cepat, dan dapat dipertanggungjawabkan.

“Arsip bukan hanya tumpukan dokumen. Arsip adalah dasar pengambilan keputusan, bukti akuntabilitas, dan penentu kelancaran pelayanan kepada masyarakat,” ujar Zulkifli, Selasa (3/2/2026).

OPD Jadi Sasaran Pengawasan

Pada tahun 2026, pengawasan kearsipan akan menyasar 36 perangkat daerah. Pengawasan dilakukan oleh Tim Pengawas Kearsipan Internal yang melibatkan Dinas Perpustakaan dan Arsip (Dispustakar) bersama Inspektorat Daerah Kota Balikpapan.

Pengawasan mencakup kebijakan kearsipan, pembinaan, sumber daya manusia, kelembagaan, hingga sarana dan prasarana pendukung. Langkah ini dilakukan untuk memastikan seluruh OPD mematuhi standar kearsipan sesuai regulasi nasional.

“Dengan pengawasan yang konsisten, risiko kehilangan arsip, penyalahgunaan dokumen, hingga hambatan pelayanan publik dapat ditekan,” jelas Zulkifli.

Arsip Belum Tertib 

Pengelolaan arsip yang belum optimal selama ini kerap berdampak pada pelayanan publik. Dalam beberapa kasus, proses administrasi warga seperti penelusuran dokumen lama, legalisasi data, hingga penyelesaian aset dan layanan kepegawaian membutuhkan waktu lebih lama karena arsip belum tersusun rapi.

Melalui penguatan pengawasan kearsipan, Pemkot Balikpapan berharap pelayanan kepada masyarakat dapat berlangsung lebih cepat, akurat, dan minim kendala administratif, sekaligus memperkuat kepercayaan publik terhadap kinerja pemerintah.

Nilai Kearsipan Jadi Tantangan

Kepala Dispustakar Kota Balikpapan, Elvin Junaidi, mengakui bahwa pengelolaan kearsipan masih menjadi pekerjaan rumah bagi pemerintah kota. Meski Balikpapan dikenal sebagai kota berprestasi, nilai kearsipan masih berada di bawah sejumlah daerah lain di Kalimantan Timur.

“Kita tidak bisa hanya unggul di pembangunan fisik. Administrasi dan arsip juga harus tertib agar pelayanan publik berjalan optimal,” ujar Elvin.

Ia menyoroti pemusnahan arsip yang telah melewati masa retensi sebagai salah satu tantangan. Pada tahun 2022, pemusnahan arsip baru dilakukan oleh Dispustakar. Namun sejak 2023, perbaikan mulai terlihat dengan dibentuknya Internal Arsip Coordinator (IAC).

16 OPD Ikut Pemusnahan Arsip

Hingga kini, 16 OPD telah melaksanakan pemusnahan arsip sesuai ketentuan, di antaranya Dinas Tenaga Kerja, Dinas Lingkungan Hidup, RSUD, Diskominfo, BKAD, hingga Rumah Sakit Sayang Ibu. Pada tahun 2026, tercatat tiga OPD baru yang mulai melaksanakan pemusnahan arsip, yakni BKPSDM, DP3AKB, dan Disporapar.

“Ini perkembangan positif. Kesadaran OPD terhadap pentingnya kearsipan mulai tumbuh,” kata Elvin.

Bagi OPD yang masih menghadapi kendala, Dispustakar mendorong agar tidak ragu melibatkan pihak ketiga yang profesional dalam penataan dan pemusnahan arsip lama.

Digitalisasi Arsip Lewat Srikandi

Pemkot Balikpapan juga telah menerapkan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (Srikandi) untuk mendukung pengelolaan arsip digital secara terintegrasi, termasuk penghapusan arsip otomatis sesuai jadwal retensi.

“Srikandi membantu OPD bekerja lebih tertib, transparan, dan efisien. Empat pilar kearsipan sudah terakomodasi dalam sistem ini,” jelas Elvin.

Sebagai bentuk transparansi dan motivasi, Dispustakar juga akan menampilkan peringkat kearsipan OPD. Tiga OPD dengan pengelolaan arsip terbaik direncanakan menerima apresiasi dari pimpinan daerah.

“Ini bukan untuk mencari kesalahan, tetapi mendorong perbaikan bersama,” pungkasnya.***