Sutadi : Aplikasi Srikandi Olah Arsip Jadi Digital

BALIKPAPAN,Inibalikpapan.com – Pemerintah Kota Balikpapan mulai menerapkan sistem digitalisasi arsip melalui aplikasi Srikandi pada tahun 2023 ini.

Srikandi adalah aplikasi Pemerintah Indonesia yang disokong oleh Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (KemenPAN-RB), Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), Kementerian Komunikasi dan Informatika (Kemenkominfo) serta Badan Siber dan Sandi Negara (BSSN).

Penerapan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) menjadi salah satu amanat dari Presiden karena dengan digitalisasi sistem arsip dapat meningkatkan efisiensi, efektivitas, dan kualitas sistem pemerintahan dalam meningkatkan pelayanan pada masyarakat serta mewujudkan good governance.

Peluncuran dilakukan bersama Arsiparis Ahli Utama Arsip Nasional Republik Indonesia, Dr. M. Taufik, M.Si; Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispusip) Provinsi Kalimantan Timur, Drs. H.M. Syafranuddin, MM; Anggota DPRD Kota Balikpapan, Laisa Hamisa; dan Kepala Disputakar Kota Balikpapan, Sutadi.

Para undangan adalah pejabat organisasi perangkat daerah (OPD) di lingkungan Pemerintah Kota Balikpapan. Mereka juga mendapatkan pembekalan terkait aplikasi tersebut yang disampaikan Arsiparis Dr. M. Taufik. Pembekalan atau bimbingan teknis juga akan disampaikan pada hari kedua, Kamis (2/3/2023) oleh Arsiparis Ahli Madya, Sri Wulandari, S.ST.Ars dan Arsiparis Ahli Pertama, Endah Dwi Astuti, S.H.

Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Balikpapan, Sutadi mengatakan, aplikasi ini bersifat umum dengan empat instrumen, ada tata naskah dinas, klasifikasi arsip, klasifikasi keamanan, dan akses arsip dinamis.

“Aplikasi ini nantinya pasti akan dilaksanakan di seluruh Indonesia. Alhamdulillah, Kota Balikpapan sudah mempersiapkan sejak 2021 lalu dan di 2022 selesai baru kita launching pada 2023 ini,” kata Sutadi.

Menurutnya, selain kegunaan tersebut aplikasi berbicara bagaimana mengelola arsip digital. Jadi digitalisasi arsip.

“Karena itu nantinya kita akan coba setelah launching ini dilakukan uji coba. Kita ini punya IOPS yang suatu aplikasi terkait tata naskah dinas yang sudah dilakukan kemarin. Ini sifatnya lokal, artinya hanya internal Kota Balikpapan,” bebernya.

Tapi, kata dia, kalau yang pakai Srikandi ini sudah terintegrasi secara nasional. Bisa berkirim surat saja secara digital, kalau IOPS bisa berkirim digital namun hanya internal. Sedangkan untuk eksternal pakai hard copy.

“Di dalam aplikasi ini (Srikandi) nanti setiap dokumen yang diciptakan masing-masing Organisasi Perangkat Daerah (OPD) itu sudah terekam secara otomatis. Sehingga arsip digitalnya sudah ada di situ dan lebih mudah mencari pencarian yang dibutuhkan,” terangnya.

Ia mengaku selama ini arsip dikelola secara manual yang pasti membutuhkan banyak ruang dan gerak. Kalau sekarang, ditegaskannya hanya mempersiapkan Sumber Daya Manusia (SDM) di masing-masing OPD.

“Tugas dari pengelola arsip dinamis itu tanggung jawab masing-masing OPD, kalau lembaga kearsipan kota itu bertanggung jawab terhadap statis,” jelasnya.

Aplikasi Srikandi ini, dikatakannya bisa diakses oleh masyarakat umum. Tetapi ada rambu-rambu yang tertentu.

“Ada kode klasifikasi akses arsip dinamisnya. Jadi tidak semua orang bisa karena ada password-nya, untuk keamanannya kita sudah bekerja sama BSSN. Jadi sudah lengkap. Sekarang ini sudah diberi akun Arsip Nasional bahwa Kota Balikpapan melalui Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) sudah dianggap mampu menjalankan yang saat ini kita berproses untuk penyempurnaannya,” pungkasnya.